Règles d’attribution d’un espace Google Drive pour les personnels, les usagers étudiants et les vacataires d’enseignement
Ces règles sont définies et mises en œuvre à compter du 1er décembre 2023
Avec le passage à la suite Google Workspace for Education Plus, l’Université Paris Nanterre dispose du Service Drive mis à la disposition de la communauté.
Le Drive permet d’organiser un espace de travail en ligne dont chaque individu est responsable ; il peut alors partager (en totalité ou en partie) ses contenus avec d’autres personnes, qu’elles soient membres de la communauté de Paris Nanterre ou externes.
De manière générale, il est rappelé que le contrat payant pris par l’université avec Google garantit un hébergement sécurisé sur des serveurs en Europe ainsi qu’un système de chiffrement par un acteur tiers empêchant toute intrusion pour les personnes qui souhaitent l’activer.
Attribution des espaces Google Drive
Règles d’attribution d’un espace Google Drive pour les personnels
- Avec le passage à la suite Google Workspace for Education Plus, l’Université Paris Nanterre offre à ses personnels un Drive individuel auquel chacun a désormais accès ;
- Cet espace a une capacité de 50 Go et il est destiné aux besoins professionnels de stockage individuel (documents, formulaires, vidéos, messagerie,…) ;
- Ce service est arrêté, et les données qui s’y rattachent sont définitivement supprimées lorsque le personnel quitte l’établissement selon les règles de cycle de vie de compte numérique définies par ailleurs.
Règles d’attribution d’un espace Google Drive pour les vacataires enseignants
- Avec le passage à la Google Workspace for Education Plus, l’Université Paris Nanterre offre aux vacataires enseignants un espace Drive individuel couplé à la messagerie ;
- Cet espace a une capacité de 30 Go et est destiné aux besoins professionnels de stockage individuel (documents, formulaires, vidéos, messagerie,…) ;
- Ce service est arrêté, et les données qui s’y rattachent sont définitivement supprimées lorsque le personnel quitte l’établissement selon les règles de cycle de vie de compte numérique définies par ailleurs.
Règles d’attribution d’un espace Google Drive pour les étudiantes et les étudiants
- Avec le passage à la suite Google Workspace for Education Plus, l’Université Paris Nanterre offre aux usagers étudiants un espace Drive individuel.
- Cet espace a une capacité de 30 Go et est destiné aux besoins de stockage individuel liés au parcours de formation (documents, formulaires, vidéos, messagerie,…).
- Ce service est arrêté, et les données qui s’y rattachent sont définitivement supprimées lorsque l’étudiant quitte l’établissement selon les règles de cycle de vie de compte numérique définies par ailleurs.
Qui peut disposer d’un drive partagé ?
- L’établissement peut mettre à la disposition des personnels responsables de structure un Drive partagé, destiné à stocker des documents liés aux besoins professionnels d’une structure ;
- Ces structures sont les UFR, les écoles doctorales, les services communs et les services centraux ( Directions ), les instituts, les unités de recherche et les fédérations;
- L’espace de stockage partagé par défaut est de 30 Go. Une capacité plus importante de stockage peut être attribuée en en justifiant le besoin. Ces demandes d’exception doivent être soumises au VP Numérique ou au DGSA en charge du numérique et obtenir une validation formelle ;
- Les contenus et documents déposés sur un Drive partagé demeurent la propriété de l’établissement (ils appartiennent à une équipe, et non à une personne) ; ils ont pour vocation de demeurer en place de manière indépendante des individus aux fins du fonctionnement et de la réalisation des activités de l’établissement.
Modalités de mise à disposition d’un drive partagé
- Toute demande doit être formulée à la DRI via la plateforme helpdesk , rubrique “Google Workspace” > “Drives Partagés” (ou en cliquant sur le bouton ci-dessous).
- La demande doit émaner d’un responsable de structure quand il s’agit d’un drive partagé dédié à une direction, à une composante, à un institut ou à une fédération ;
- Chaque direction, composante, institut, unités de recherche ou fédération ne peut disposer que d’un seul drive partagé. Il appartient à la structure concernée d’organiser cet espace en dossiers correspondants à son mode de fonctionnement ;
- Lorsque il s’agit d’un drive partagé lié à un projet, association ou à tout autre type d’entité « éphémère » la demande doit émaner du DGSA ou de la VP au numérique ;
- Chaque espace Drive partagé doit avoir un responsable bien identifié ; ce dernier est le gestionnaire des contenus du Drive partagé et doit souscrire sans réserve aux présentes règles ;
- La création de cet espace partagé est effectuée sous 15 jours.
Préconisation de nommage des drives partagés
Afin de pouvoir administrer l’ensemble des drives, il est impératif de pouvoir les trier en fonction de leur destination.
Attendu que seul le paramètre du nom du drive peut embarquer cette destination les noms doivent répondre à des règles de nommage spécifiques.
| Préfixe | Nature de la structure | Exemples |
|---|---|---|
| [COMP] | ufr et instituts | [COMP] SSA, [COMP] Sciences sociales et administratives, [COMP] IUT… |
| [DEPCOMP] | départements | [DEPCOMP] Info-com, [DEPCOMP] EAA |
| [ED] | école doctorale | [ED]138, [ED] Lettres Langues et spectacles,… |
| [SERV] | services | [SERV] Direction du Patrimoine, [SERV] Service de l’action sociale, [SERV] Direction de la communication, [SERV] Centre Optimisé de Médiatisation et de Technologies Educatives, [SERV] Comete, [SERV] SCD, … |
| [UMR] | unité mixte de recherches | [UMR] 7041, [UMR] Archéologies et sciences de l’Antiquité, [UMR] ArScan,… |
| [UR] | unité de Recherches | [UR] 3982, [UR] Centre de droit pénal et de criminologie, [UR] CDPC, … |
| [FMR] | drives éphémères | texte libre (26 c. Max.) |
| [ORG] | organismes rattachés | [ORG] La contemporaine, [ORG] MSHM |
| [PART] | réseaux | [PART] Réseau des référents Numériques |
| [FED] | fédération | [FED] UPN-R |
- Gestion des droits au sein d’un Drive
- Droits par rapport à l’ensemble du Drive partagé
Pour une vision plus complète de ces droits voir Créer un Drive partagé – Centre de formation Google Workspace
Dans un drive, les membres peuvent avoir l’un de ces rôles :
| Rôles | Droits associés |
| Lecteur | Lire les fichiers |
| Commentateur | Commenter les fichiers |
| Contributeur | Ajouter et modifier des fichiers |
| Gestionnaire de contenu | Ajouter, modifier, déplacer, supprimer et partager des contenus |
| Administrateur ; attention, ce rôle est réservé à la DRI | Gérer le contenu, les utilisateurs et les paramètres |
Ces droits s’appliquent à l’ensemble du Drive ;
Gestion des droits au sein d’un drive partagé
Droits par rapport à l’ensemble du drive partagé
Dans un drive, les membres peuvent avoir l’un de ces rôles, et les droits de chaque rôle s’appliquent à l’ensemble du drive :
| Rôles | Droits associés |
| Lecteur | Lire les fichiers |
| Commentateur | Commenter les fichiers |
| Contributeur | Ajouter et modifier des fichiers |
| Gestionnaire de contenu | Ajouter, modifier, déplacer, supprimer et partager des contenus |
| Administrateur ; attention, ce rôle est réservé à la DRI | Gérer le contenu, les utilisateurs et les paramètres |
Pour une vision plus complète de ces droits voir Créer un Drive partagé – Centre de formation Google Workspace
Droits par rapport aux fichiers et/ou dossiers dans un Drive partagé
Les droits précédents s’appliquent à tous les dossiers ainsi qu’aux documents qu’ils contiennent (ie. les fichiers).
Les gestionnaires du Drive Partagé peuvent attribuer un dossier à d’autres individus selon les paramètres définis ci-dessus.
Si les documents sont partagés avec des personnes qui ne sont pas membres du Drive partagé (si cela est possible) ces personnes les verront dans “partagés avec moi” mais pas dans “drive partagés”
Attention !
Information importante par rapport à la sécurité et à la diffusion de contenus dans les Drives Google :
“Si Google détecte qu’un Drive partagé contient du contenu qui enfreint les conditions d’utilisation, il peut désactiver le Drive partagé. Votre contenu n’est pas supprimé, mais les utilisateurs ne peuvent pas y accéder tant que le Drive partagé n’est pas rétabli par Google suite à l‘appel.”
L’établissement a alors 29 jours pour tenter un rétablissement, avant que les contenus ne soient définitivement perdus. (cf. https://support.google.com/a/answer/7662202?hl=fr)