Présentation du service

Depuis septembre 2016, la DRI utilise le système de liste de diffusion Sympa (Attention ! les listes plus anciennes peuvent encore fonctionner sur le système mailman).

Les systèmes de listes de diffusion permettent de disposer d’une adresse électronique capable de transmettre les mails à la liste des abonnés inscrits. Le système fonctionne par des listes d’adresses électroniques à laquelle on associe une adresse mail en propre. De la sorte, tout mail envoyé à cette adresse est distribué à tous les membres apparaissant sur la liste.

Les listes sont crées autour d’un thème spécifique que ce soit un sujet de recherche (la musique religieuse lombarde des débuts de la Renaissance par exemple) ou une problématique plus pratique (l’organisation d’un colloque). Ces listes servent alors  à échanger des informations, à poser des questions, ou pour se tenir au courant des activités d’une instance donnée.

Dans le cadre universitaire, la typologie courante des listes comprend :

• les listes de communication ou newsletters (un seul émetteur, et une multitude de destinataires) ;
  exemple : une liste permettant de communiquer auprès de tous les étudiants d’un département, ou de tous les chercheurs travaillant sur un sujet donné
• les listes de travail collaboratif (seuls les membres de la liste peuvent écrire des messages);
  exemple : une liste dédiée aux porteurs d’un projet ANR
• les listes d’assistance ou de demande d’information (tout le monde peut écrire à la liste, il n’y a qu’un lecteur des messages);
  exemple : une liste offrant une adresse générique pour un secrétariat ou un service d’assistance.

En règle générale, les membres d’une liste ne répondent pas aux messages, mais se contentent de les lire.

Fonctionnalités

Les listes de diffusion peuvent être soit publiques (c’est à dire que les utilisateurs peuvent y adhérer ou se désabonner en envoyant un mail à un automate, et que n’importe qui peut donc y souscrire et lire les messages) soit privées (c’est à dire que seuls les gestionnaires de la liste peuvent abonner ou désabonner des utilisateurs).

De plus, une liste peut être modérée ou non. Une liste modérée est une liste ou les messages envoyés sont validés par un gestionnaire avant d’être expédiés à tous les membres.

Tous ces paramètres d’une liste de diffusion :le caractère public ou privé ; la présence ou non d’un modérateur ; la possibilité pour les utilisateur de poster des messages ; la constitution d’archives sont gérés par les gestionnaires responsables de la liste qui ont la possibilité de les configurer comme ils l’entendent.

Services liés ou associés

comptes de courrier électronique ; newsletter sur un site internet, listes de diffusion mailman.

Publics concernés

Tout acteur de la communauté scientifique ou pédagogique de l’établissement peut demander la mise en place de listes de diffusion.

Règles, contraintes , procédures

Dans le cadre de la lutte comme le spam, les listes de diffusion d’envoi (listes de communication) doivent veiller à n’émettre que des messages appropriés, strictement en relation avec l’objectif de la liste ; les administrateurs de ces listes doivent en outre s’assurer que les mails des abonnés sont valides et ils doivent permettre à tout abonné de se désinscrire.
Vous devez aussi vous assurer que la nature de la liste n’enfreint les conditions décrites dans la charte de bon usage des moyens informatiques de l’Université Paris Nanterre.

Dans le cas d’une liste de communication (de un vers plusieurs cf. infra) vous avez l’obligation de permettre le désabonnement des utilisateurs ; à moins qu’il ne s’agisse d’une liste de service avec des mails institutionnels des agents en @parisnanterre.fr.

Désinscription d’une liste

Pour savoir comment se désinscrire d’une liste : Comment se désinscrire d’une liste de diffusion sympa ?

Je souhaite créer une liste. Comment faire ?

Les pré-requis : Identifiez clairement les objectifs de la liste et l’usage qui en sera fait.

Le traitement de votre demande

• Saisissez une demande de création de liste directement à partir de l’interface web (https://liste.parisnanterre.fr), vous devez vous connecter avec vos identifiants de l’établissement  ;
• Sélectionnez l’onglet “création de liste” et remplissez soigneusement le formulaire de demande.
• Votre demande va parvenir aux gestionnaires de listes qui devront l’étudier avant de la valider.
• Vous recevrez ensuite une notification par mèl de la création de votre liste ou du rejet de votre demande.

Choisir le type de liste que vous souhaitez :

Vous souhaitez :	Choisissez :
liste de communication (de un vers plusieurs)	Newsletter aux formats text/plain et Html
liste de travail collaboratif (de plusieurs à plusieurs)	Paramétrage pour un groupe de travail
liste de d’assistance ou de demande d’informations (de plusieurs vers un ou quelques)	Liste de type hotline

Attention, les 3 réglages ci-dessus sont uniquement la proposition par défaut. Si vous avez besoin de listes avec des comportements plus spécifiquement adaptés à vos besoins, veuillez contacter le pôle Espaces Numériques via Helpdesk.

La gestion et les modifications de votre liste

Les gestionnaires et/ou les créateurs pourront ajuster à tout moment les paramètres de  leurs listes (ex : modification d’un gestionnaire, ajout d’un nouveau gestionnaire, modification des droits sur l’espace partagé, …) toujours à partir de l’interface https://liste.parisnanterre.fr .

Je migre une liste Mailman vers sympa. Comment faire ?

Dans le cadre d’une migration de liste de Mailman déja existante vers Sympa, @listes.u-paris10.fr et @u-paris10.fr deviennent @liste.parisnanterre.fr

La procédure est la même que pour une nouvelle liste.

Nous vous invitons à indiquer “Migration de la liste (nomdelaliste)” lors de la création de votre nouvelle liste, dans le champ description en plus d’une description claire de la liste.
(la création de la liste doit être faite par un des administrateurs de l’ancienne liste pour éviter un refus ).

Attendez alors la validation

Une fois la liste créée, vous avez la possibilité d’ajouter les abonnées dans l’onglet “Voir les abonnés” (menu de gauche sur la liste).
Le bouton “Abonnements par lots” permet d’ajouter une liste d’adresse.
Cochez la case “sans prévenir ” pour ne pas être bloqués pour SPAM si la liste des abonnées est longue.

Contact

Pour vos demandes de renseignement ou d’assistance, rendez-vous sur notre plateforme ASSISTANCE-DRI à l’adresse suivante : https://assistance-dri.parisnanterre.fr/