Attention !
Lors de votre connexion à votre nouvelle messagerie, il est probable que les messages de la veille et/ou même des 2-3 derniers jours ne soient pas présents. Ne vous inquiétez pas !
Nos processus de synchronisation fonctionnent en continu et afin d’éviter une surcharge et un ralentissement, nous avons préféré synchroniser via des serveurs de mail (copie de la production).
A compter du 21 Juin 2023, les synchronisations se feront avec les serveurs de production de l’ancienne messagerie OBM, qui restera ouverte en consultation via https://webmail.parisnanterre.fr
Changement de la messagerie pour les personnels
La solution de messagerie Linagora (dite « OBM ») , n’étant plus maintenue, est devenue obsolète. L’établissement a fait le choix de passer à la solution complète « Google Workspace for Education Plus ».
Espace de stockage et données protégées
La migration actuelle concerne la messagerie électronique qui est l’une des applications de la suite logicielle complète « Google Workspace for Education Plus », désormais sécurisée par chiffrement (Drive en particulier). Les autres outils de cette suite restent un choix possible parmi le panel de services proposés par l’université, comme la suite collaborative Microsoft Office 365..
Après la migration, l’espace de stockage du Google Drive ne sera plus un espace personnel et illimité, mais deviendra un espace professionnel et sera chiffré. Chaque personnel de l’université disposera d’une capacité totale de stockage (dont la messagerie et le Drive) permettant de répondre à l’ensemble des usages individuels.
Les responsables de structure de l’université (Service, Direction, Composante, Unité de recherche…) pourront demander à la DRI de bénéficier d’espaces partagés professionnels avec des capacités de stockage plus importantes.
Dans une démarche éco-responsable, il conviendra de concilier cette offre avec les impacts environnementaux et énergétiques (nécessité de « nettoyer » régulièrement sa messagerie électronique et son Drive).
Les opérations
La migration de l’ancienne messagerie “OBM”, vers la nouvelle messagerie “Gmail” est réalisée par la DRI.
La transition et la migration des boites mail (avec leurs répertoires et tous les messages) est entièrement transparente pour les usagers.
A noter : lors de votre connexion à la nouvelle messagerie, vos messages apparaîtront en “Non lus” dans votre boîte de réception. Un tutoriel est disponible pour marquer tous les messages (en masse) comme “Lus”.
En revanche, elle ne concerne pas la migration automatique de l’agenda, des contacts ou des filtres de messages, lesquels nécessitent une action individuelle.
Pour récupérer votre agenda et vos contacts, vous devez manuellement, procéder d’abord à l’export des agendas et contacts depuis OBM (ou depuis votre client de messagerie Thunderbird), puis à l’import dans Google Workspace for Education. Certaines fonctionnalités nécessiteront un travail d’ajustement (gestion des filtres en particulier).
Ces actions individuelles peuvent
être réalisées dès le 21 juin
et dans les jours qui suivent.
Le calendrier
La bascule de la messagerie est prévue le 21 juin 2023. La nouvelle messagerie « chargera » tous les dossiers, les messages historisés ainsi que les messages récents.
Bon à savoir
Jusqu’au 5 septembre 2023, l’ancienne messagerie OBM va rester disponible pour un accès en consultation (permettant ainsi de vérifier que la bascule des messages et répertoires s’est bien passée) ; puis l’ancienne messagerie OBM va être définitivement arrêtée.
La DRI propose une assistance aux personnels pour les accompagner pendant cette phase de migration (voir infra) ainsi que des tutoriels en ligne
Recommandations à l’attention des personnels
Il est très vivement recommandé d’utiliser l’interface web de Gmail (également appelée mode « SAS » ou « hébergé »).
Plus fonctionnelle, plus ergonomique et plus intuitive que tout ce que pourrait vous proposer une application tierce actuellement. Vous pourrez alors profiter pleinement des outils (messagerie, agenda, contacts) ainsi que des interactions entre les différentes applications de la solution Google Workspace for Education.
La messagerie Gmail est bien entendu accessible depuis tout navigateur internet (Edge, Chrome, Firefox, Safari…) et depuis toute application mobile sur smartphone et tablette.
Et Thunderbird ?
Pour celles et ceux qui l’utilisent, il est recommandé d’abandonner le client de messagerie Thunderbird, plus particulièrement pour toutes celles et ceux qui utilisent au quotidien la VDI. Thunderbird (comme tout autre client mail lourd) engendre des difficultés importantes en matière de migration des données et de gestion des profils, ainsi que la perte de fonctionnalités pratiques de bureautique. Si vous tenez malgré tout à vous servir d’un client de messagerie, cela reste possible, avec un paramétrage manuel.
BESOIN d’aide ?
Assistance aux usagers
La DRI met à la disposition de la communauté divers tutoriels sur ce site.
De plus, une catégorie Suite Google Workspace ou Ms Office 365 est disponible pour une demande de renseignement ou déclarer un incident sur notre plateforme dédiée Helpdesk via le lien : https://helpdesk.parisnanterre.fr
L’ouverture d’un ticket permet d’assurer un suivi régulier, traçable et rapide des demandes formulées et des réponses apportées.
Surtout n’hésitez pas à nous signaler tout problème que vous pourriez rencontrer.
Tutoriels
Comment fonctionne le chiffrement ?
Les informations transitant sur le Drive sont chiffrées. C’est à dire qu’elles sont illisibles par des tiers n’ayant pas reçu une autorisation explicite de la part d’un membre du domaine parisnanterre.fr.
Ce chiffrement est réalisé par le biais d’un tiers de confiance, dans notre cas l’entreprise Thalès, qui dispose de notre clé pour l’occasion. Ainsi, conformément aux préconisations établies par l’État, Google même est, sans notre accord, dans l’impossibilité de lire nos contenus.