Vous travaillez dans un service de l’université et avez besoin de faire parvenir une note à l’ensemble des personnels ? Vous êtes un·e enseignant·e et devez en urgence transmettre un travail à vos étudiant·e·s ? Plus généralement, vous souhaitez envoyer un fichier à un nombre important de destinataires ? Ce tutoriel est fait pour vous.
Deux raisons principales doivent vous encourager à ne pas envoyer votre fichier par mail, en pièce jointe, à un nombre trop élevé de destinataires :
- Les fournisseurs d’accès à Internet (FAI), et de multiples institutions, ont tendance à blacklister les établissements envoyant un nombre très élevés de courriels, simultanément ou non, surtout lorsque ces messages s’accompagnent de pièces jointes. Une fois l’établissement placé sur liste noire, tous les mails envoyés aux FAI ou aux différentes institutions sont rejetés. La note de confiance de ses serveurs est abaissée, ce qui encouragent d’autres correspondants à inscrire à leur tour l’établissement sur leur propre liste noire.
- Les fichiers envoyés à de nombreux correspondant·e·s ne sont souvent archivés et consultés que par un petit nombre d’entre eux·elles. En revanche, les mails sont souvent dupliqués sur un grand nombre de serveurs (afin de prévenir tout risque de perte des données). L’utilisateur lui-même les télécharge à son tour sur l’ensemble de ses d’appareils (ordinateurs, téléphones, tablettes, etc.), en fait parfois des copies de sauvegarde sur des disques durs ou sur des clouds. Autant de copies d’un même fichier qui vont finir par occuper des pétaoctets d’espace de stockage, coûteux en matières premières et en électricité. La suppression des pièces jointes est un petit geste du quotidien qui permet à chacune et chacun de préserver à son niveau l’environnement.
Bonne pratique n°1 : Le nombre de destinataires, tu limiteras
Les FAI assimilent souvent l’envoi de masse à du spam. Cette suspicion est décuplée si vos destinataires appartiennent à des régions du monde différentes les unes des autres. Lorsque vous êtes amené·e à contacter régulièrement les mêmes personnes, pensez à créer une liste de diffusion. Nos serveurs de listes sont paramétrés pour envoyer des mails par petits paquets réguliers, conditionnés pour passer entre les mailles des règles parfois tatillonnes des FAI (ou, du moins, en limiter les effets indésirables).
Pour créer une liste de diffusion, rendez-vous sur liste.parisnanterre.fr et authentifiez-vous en haut à droite de l’écran (avec vos identifiants institutionnels). Ensuite, dans le menu supérieur, veuillez cliquer sur Création de liste :
Dans la section Créer une liste à partir d’un modèle, inscrivez le nom de la liste, ainsi que son type (hotline, newsletter ou groupe de travail). Les caractéristiques de chacun de ces types vous sont précisées. Privilégiez le format newsletter ou groupe de travail.
Renseignez l’objet, la catégorie et une courte description puis envoyez votre demande (bouton en bas de l’écran). Vous recevrez rapidement une confirmation de votre demande et pourrez commencer à peupler votre liste de diffusion et envoyer vos messages.
Vous êtes enseignant·e et possédez un espace de cours sur la plateforme Cours en Ligne ? Privilégiez une annonce au sein de votre espace : l’ensemble des étudiant·e·s inscrit·e·s à votre cours recevront votre message.
Bonne pratique n°2 : L’adresse institutionnelle, tu privilégieras
Les courriels envoyés depuis votre adresse Paris Nanterre à des adresses Paris Nanterre sont distribués sans délai et sans risque de voir nos serveurs blacklistés par les FAI (à moins que les destinataires ne redirigent systématiquement leurs mails vers des boîtes privées). Privilégiez les adresses institutionnelles et prenez soin de modifier dans vos carnets d’adresses les coordonnées électroniques de vos correspondants Paris Nanterre afin de leur associer l’adresse institutionnelle @parisnanterre.fr (plutôt que l’ancienne @u-paris10.fr ou une adresse privée).
Écrire depuis son adresse Paris Nanterre permet également de se faire identifier plus facilement de son correspondant.
Bonne pratique n°3 : La pièce jointe, tu supprimeras
Il n’est pas nécessaire d’attacher une pièce jointe à votre mail pour la rendre disponible auprès de vos interlocuteurs. Vous pouvez en faire l’économie en indiquant au sein de votre mail un lien vers la pièce jointe, que chaque personne autorisée sera en droit de télécharger. Cela prend un tout petit peu plus de temps (que l’habitude parvient aisément à réduire) mais permet de réduire notre empreinte écologique, préserver la réputation de nos serveurs de messagerie, et de restreindre la diffusion du document aux seules personnes intéressées et habilitées.
Quel que soit l’espace de stockage sur lequel vous enregistrerez votre document, les étapes à suivre sont identiques :
- Déposer le document dans votre espace de stockage. Les trois espaces institutionnels mis à disposition (Nuage, OneDrive, G Drive) disposent tous d’une application de bureau qui permet de glisser-déposer le fichier d’un répertoire à l’autre de votre ordinateur. Sinon, il convient de vous connecter, via votre navigateur, à Nuage, Office ou GSuite for Edu.
- Donner les droits sur votre fichier à tout ou partie de la communauté Paris Nanterre, ou à des personnes extérieures (Office et GSuite for Edu uniquement).
- Récupérer le lien et le copier dans votre mail.
Vous souhaitez plus de détails sur chacune de ces solutions ? Suivez le guide :